Ihr Weg zum papierlosen Büro
Was ist ein digitales Archiv?
Als digitales Archiv bezeichnet man einen Speicherplatz, um digitale Informationen wie etwa Akten, Rechnungen, Urkunden oder sonstige Dokumente aufzubewahren. Im Unterschied zum analogen Archiv sind sowohl die archivierten Daten als auch der Speicherort elektronischer Natur. Ziel ist es, digitale Daten, die nicht mehr unmittelbar benötigt werden, aber weiterhin von Bedeutung sind, abzulegen. Dies kann z.B. aus rechtlichen Gründen der Fall sein. Relevante Informationen werden so langfristig gesichert und gleichzeitig Systeme entlastet sowie Arbeitsvorgänge schlank gehalten. Die ins digitale Archiv ausgelagerten Daten bleiben dabei weiterhin zugänglich und stehen ohne zeitliche Begrenzung zur Verfügung.
Papierkram kostet Zeit und Nerven
Das digitale Archiv hilft
In einem Unternehmen fällt schnell ein hoher Berg Papierkram an - Angebote, Rechnungen, Verträge und vieles mehr. Ein gut durchdachtes, digitales Ablagesystem für Dokumente zu haben, ist essenziell, um schnell und einfach alle wichtigen Unterlagen zu organisieren.
Alles auf einen Blick
Mit der Zeit häufen sich viele wichtige Untrlagen an - untergebracht in diversen Aktenordnern, kan man schnell den Überblick verlieren und muss eine Menge Zeit investieren, um entsprechende Informationen herauszufiltern. Mit einer digitalen Lösung sind alle Daten zentral an einem Ort gespeichert und lassen sich per Suchfunktion schnell wiederfinden.
Alles jederzeit griffbereit
Wichtige Unterlagen müssen geteilt und versendet werden - über eine digitale Ablage können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese verwalten.
Sichere Korrespondenz
Durch die Digitalisierung findet ein Großteil des Informationsaustausches per E-Mail statt. Oft werden hierbei wichtige Unterlagen wie Angebote oder Rechnungen versendet und empfangen. Mit Hilfe eines DMS kann die Korrspondenz lückenlos zwischen den Parteien erfolgen: Dokumente können direkt aus dem System heraus versendet sowie empfangene Daten unkompliziert abgelegt werden.
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