Das digitale Archiv
Das digitale Archiv
Als elektronische oder digitale Archivierung bezeichnet man das Speichern von Informationen auf elektronischen Speichermedien. Damit dies im Unternehmen strukturiert und sicher erfolgen kann, wird ein digitales Archivsystem benötigt. Jedoch können digitale Archive oftmals viel mehr leisten als nur das revisionssichere Ablegen von Dokumenten. Dieses Potenzial bleibt jedoch oftmals ungenutzt.
Intelligente Dokumenten Workflows können die Prozesse in einem Unternehmen digital abbilden - Dokumente werden automatisiert gelenkt und Informationen stehen für verantwortliche Mitarbeiter jederzeit und von überall aus zur Verfügung.
Jedoch stehen Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems - kurz DMS - mit integrierten Dokumenten Workflows oft vor der Frage "Wo fange ich an?". Aber auch hier gilt das Sprichwort Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Wir begleiten Sie bei der Erfassung Ihrer Prozesse, richten die nötigen Schnittstellen ein und erstellen effiziente Workflows - genau darauf haben wir uns spezialisiert.
Schneller Arbeiten und Ressourcen sparen
Vorteile digitaler Archivierung
Durch die zunehmende Digitalisierung etabliert sich die elektronische Archivierung von Dokumenten, Belegen oder E-Mails immer mehr. Viele kleine und mittelständige Unternehmen hadern jedoch noch immer mit der digitalen Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse - sei es aus Angst vor dem vermeintlich großen Aufwand, den hohen Kosten oder dem falschen Umgang mit gesetzlichen Vorgaben. Dabei ist die Umsetzung eines digitalen Archivs gar nicht so schwer und die Vorteile des papierlosen Arbeitens überwiegen klar. Wir zeigen Ihnen wie und wo Sie anfangen können und was Sie bei der Einführung eins digitalen Archivs beachten sollten.
Revisionssicher & GoBD-konform 
Zugriff von überall 
Sparen Sie Ressourcen 
Arbeiten Sie schneller Die Schritte zum digitalen Archiv
Analyse
- Bestandsaufnahme & Analyse vorhandener Prozesse im Unternehmen
- Ermittlung individueller Anforderungen
- Professionelle Beratung
Implementierung
- Installation & Konfiguration
- Schulung & Betreuung des Systems
- Optimierung von Dokumentenprozessen
Inbetriebnahme
- Testphase zum Aufdecken von Schwierigkeiten in der Praxis
- Freigabe einzelner Workflows
- Zuverlässiger Support bei Fragen & Problemen
Revisionssichere Archivierung
Revisionssicheres elektronisches oder digitales Archivieren heißt, dass alle Handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumente eines Unternehmens auf digitalen Datenträgern systematisch, unverändert und nachhaltig gespeichert werden. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.(VOI) hat die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung in 10 Merksätzen zusammengefasst.
#1
Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
#2
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
#3
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
#4
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
#5
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
#6
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
#7
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
#8
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
#9
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
#10
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
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